Einleitung: Automatisierung als Wettbewerbsvorteil

• Unternehmen stehen vor der Herausforderung, effizienter zu arbeiten und flexibel auf Veränderungen zu reagieren.

• Die Wahl der richtigen Automatisierungsstrategie ist entscheidend.

• Zwei zentrale Methoden:

  • Robotic Process Automation (RPA): Automatisierung einzelner Aufgaben.

  • Business Process Management (BPM): Optimierung ganzer Prozesse.

• Dieser Artikel erläutert die Unterschiede, Vor- und Nachteile und hilft bei der Wahl der passenden Lösung.
  
  

1. Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

• Technologie zur Automatisierung regelbasierter, repetitiver Aufgaben.

• Software-Roboter (Bots) imitieren menschliche Interaktionen mit Systemen.

Typische Anwendungsfälle für RPA:

✔ Automatische Dateneingabe aus E-Mails in CRM-Systeme. ✔ Rechnungsverarbeitung ohne manuelle Eingaben. ✔ Automatisierte Ticket-Erstellung im Kundensupport. ✔ Datenextraktion aus PDFs und Excel-Tabellen.

💡 Beispiel: Ein Versicherungsunternehmen nutzt RPA mit Make.com, um Schadensmeldungen automatisch aus E-Mails auszulesen und ins System zu übertragen. Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand um 70 %.

2. Was ist Business Process Management (BPM)?

• Systematischer Ansatz zur Verbesserung und Optimierung von Geschäftsprozessen.

• Fokus auf End-to-End-Prozessmanagement statt nur einzelner Aufgaben.

Typische Anwendungsfälle für BPM:

✔ End-to-End-Digitalisierung von Geschäftsprozessen. ✔ Optimierung von Workflows zwischen Abteilungen. ✔ Automatisierte Eskalationsprozesse bei Verzögerungen. ✔ Standardisierung und Dokumentation von Prozessen.

💡 Beispiel: Ein Online-Händler nutzt BPM mit n8n.io, um Bestellungen zu prüfen, Rechnungen zu generieren und Lieferprozesse zu verwalten. Dadurch werden Verzögerungen reduziert und die Kundenzufriedenheit steigt.

3. RPA vs. BPM: Die wichtigsten Unterschiede

• RPA: Schnell einsatzbereit, geeignet für kurzfristige Effizienzsteigerungen.

• BPM: Langfristige digitale Transformation und nachhaltige Prozessoptimierung.
  
  

4. Vor- und Nachteile beider Technologien

4.1 Vorteile von RPA

✅ Einfache Implementierung – keine tiefgehenden IT-Kenntnisse erforderlich. ✅ Schnelle Ergebnisse – erste Effizienzsteigerungen oft innerhalb weniger Wochen. ✅ Kostensenkung – reduziert manuelle Fehler und Zeitaufwand.

🚧 Nachteile von RPA ❌ Nicht flexibel – nur für regelbasierte Prozesse geeignet. ❌ Begrenzte Skalierbarkeit – keine Optimierung gesamter Geschäftsprozesse.

4.2 Vorteile von BPM

✅ Ganzheitlicher Ansatz – optimiert komplette Geschäftsprozesse. ✅ Skalierbar – flexibel an Veränderungen anpassbar. ✅ Bessere Zusammenarbeit – verbessert die Koordination zwischen Abteilungen.

🚧 Nachteile von BPM ❌ Höherer Implementierungsaufwand – erfordert tiefgehende Prozessanalyse. ❌ Längere Einführungszeit – Ergebnisse erst nach Monaten sichtbar.

5. Wann solltest du RPA oder BPM einsetzen?

RPA ist die richtige Wahl, wenn:

✔ Du eine schnelle Lösung für repetitive Aufgaben benötigst. ✔ Deine Prozesse stark regelbasiert sind (z. B. Copy-Paste-Aufgaben, Dateneingabe). ✔ Du wenig IT-Ressourcen für große Prozessänderungen hast.

💡 Beispiel: Ein HR-Team nutzt Zapier, um Bewerbungen aus E-Mails automatisch ins Bewerbermanagement-System einzutragen.

BPM ist die richtige Wahl, wenn:

✔ Du deine gesamten Geschäftsprozesse langfristig optimieren möchtest. ✔ Deine Workflows komplex und abteilungsübergreifend sind. ✔ Du manuelle Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Systemen reduzieren willst.

💡 Beispiel: Ein Unternehmen nutzt Make.com, um den gesamten Vertriebsprozess von der Lead-Generierung bis zum Vertragsabschluss zu automatisieren.

6. Kombination von RPA und BPM: Die optimale Lösung?

• In vielen Fällen ist eine Kombination aus beiden Technologien ideal.

• BPM: Sorgt für strukturierte und standardisierte Prozessabwicklung.

• RPA: Übernimmt wiederholende, manuelle Aufgaben innerhalb dieser Prozesse.

💡 Praxisbeispiel: Ein Finanzdienstleister nutzt n8n.io, um den Rechnungsprüfungsprozess zu optimieren. RPA-Bots extrahieren Daten aus Rechnungen, während BPM-Workflows sicherstellen, dass alle Genehmigungsschritte eingehalten werden.

7. Welche Tools eignen sich für RPA und BPM?

🔹 RPA-Tools:

✔ Zapier – Für einfache Automatisierungen zwischen Apps. ✔ UiPath – Einer der führenden RPA-Anbieter. ✔ Automation Anywhere – Für skalierbare, unternehmensweite RPA.

🔹 BPM-Tools:

✔ Make.com – Für flexible Workflows und Prozessautomatisierung. ✔ n8n.io – Open-Source BPM mit hohem Datenschutz. ✔ Bizagi – Spezialisiert auf komplexe Prozessmanagement-Lösungen.

8. Fazit: RPA oder BPM – Welche Lösung passt zu dir?

• RPA: Ideal für schnelle, einfache Automatisierungen mit sofortigen Effizienzsteigerungen.

• BPM: Perfekt für langfristige Prozessoptimierung und Digitalisierung kompletter Abläufe.

• Kombination aus RPA und BPM: Vereint Effizienzsteigerung durch RPA mit nachhaltiger Prozessverbesserung durch BPM.

🚀 Jetzt liegt es an dir! Analysiere deine Geschäftsprozesse und wähle die beste Automatisierungslösung für dein Unternehmen.